「退職した社員の情報、消してしまって大丈夫だろうか」 そう考えて、給与ソフトの登録も、共有フォルダのExcelも、紙の書類も、そのまま残していませんか。 必要な記録を消してしまうと、税務・労務の手続や問い合わせに対応できなくなるおそれがあります。一方、役目を終えた情報を残し続けると、漏えいや誤使用の対象を増やしてしまいます。 退職者の情報は、書類やデータごとに「残す理由・期限・保存先・見られる人」を決めることが大切です。 この記事では、人事・経理・IT管理を兼務する中小企業の担当者に向けて、保存期間の基本と、会社の中に散らばった情報の整理方法を紹介します。 ※ 2026年11月2日時点で確認した公的資料に基づきます。保存期間は資料の種類や個別事情によって異なります。 退職者の情報に、共通の「保存年数」はない 退職者の情報といっても、労働者名簿、賃金台帳、扶養控除等申告書、緊急連絡先など、内容はさまざまです。 個人情報保護法には、個人情報すべてに共通する保存期間はありません。 個人情報保護委員会は、利用する必要がなくなった個人データについて、遅滞な