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業務にも使っているスマホ、そのままで大丈夫？ メールの確認、チャットでのやり取り、写真の送付。 気づけば仕事でもスマートフォンを使うのが当たり前になりました。 しかしその便利さの裏で、スマホが「新しい情報漏えいの入口」になっていることをご存じでしょうか。 パソコンよりも個人利用の意識が強く、ロックをかけずに持ち歩いたり、SNSアプリから誤って送信したり──。そんな小さな油断が、企業の信用を揺るがすトラブルにつながることがあります。 ① 紛失・盗難による情報漏えい スマホは最も「持ち出しやすい端末」です。営業先や出張、通勤中など、どこでも持ち歩ける分、 紛失や盗難のリスク が常にあります。 スマホの中には、会社のメール、クラウドのデータ、取引先の連絡先など、 想像以上に多くの情報 が詰まっています。 もしロックがかかっていなければ、端末を拾った人がそのままアクセスできてしまう可能性も。 スマホは「名刺入れ」でもあり「書類棚」でもある。 その意識があるだけで、取り扱い方が変わります。 ② 私用アプリやSNS経由での誤送信 もう一つのリスクは、“私用ア

管理するだけでは不十分。次は「守る仕組み」を整える 端末の一覧をつくって「誰がどのパソコンを使っているか」が分かるようになったら、次に取り組むべきは その端末を安全に使うための設定と運用 です。 「管理している＝安全」ではありません。 大切なのは、 日々の使い方や設定を通じてトラブルを防ぐこと です。 ① ログインには必ずパスワードを設定する 意外と多いのが、ログイン時のパスワード未設定。「社内だから大丈夫」と思っていても、盗難・紛失・外部持ち出しのリスクは常にあります。 Windows・Macともに、必ず ログインパスワード またはPINコードを設定 10分以内に自動ロックがかかるように設定 USB接続や共有設定を「必要な人だけ」に制限 ログインパスワードは“面倒な作業”ではなく、“会社の入り口のカギ”です。 ② OSとセキュリティソフトは常に最新に保つ 多くのウイルス感染や脆弱性攻撃は、「古い状態のまま」が原因です。 特に、更新を止めているパソコンは“セキュリティホール”になりがちです。 チェックポイント： Windows Updateを自動

「このパソコン、誰の？」から始まるトラブル ある中小企業で、社員が退職した後にパソコンが１台残りました。ところが、どの社員が使っていたのか分からず、パスワードも不明。ログインできないまま放置……。 似たような話、実は少なくありません。「うちは社員数も少ないから大丈夫」と思っていても、業務端末を明確に管理していない会社は意外と多いのです。 そして、トラブルや情報漏えいが起きたときに、 「誰のパソコンか分からない」＝対応できない という状況に陥ります。 ① 紛失・盗難時に追跡できない ノートパソコンやUSBメモリなど、持ち運びできる端末は便利ですが、「紛失したら誰のものか分からない」というのが最大の問題です。 社外での打ち合わせやリモートワーク中に紛失した場合、管理台帳がなければ、機器の特定すらできません。 また、個人情報や取引先データが保存されていた場合、報告や対策が遅れることで、信用にも大きな影響を与えます。 管理できていない＝責任を取れない。 端末管理は「トラブル後の行動」を決める準備でもあります。 ② 退職・異動時の端末が放置される 社員が退

「突然止まる」を防ぐには、日々の小さな整備から パソコンが急に動かなくなる、ネットがつながらない、ファイルが消えた──。 ITトラブルは、いつも“突然”やってきます。 でも実際は、多くのトラブルは「少し前に兆候が出ていた」ものです。 たとえば、動作が重い・更新を後回しにした・バックアップをしていなかった。 トラブルを完全にゼロにするのは難しくても、「慌てずに対応できる会社」は 日常的な点検と仕組みづくり ができています。 ① パソコンやソフトを最新の状態に保つ 意外と後回しにされがちなのが、更新（アップデート）です。 WindowsやmacOSのアップデート セキュリティソフトの定義更新 アプリケーション（Office・ブラウザなど）の更新 これらを定期的に行うことで、不具合の予防やウイルス感染の防止につながります。 「忙しいから、あとでやる」は危険信号。 更新がたまるほど、動作が不安定になりやすくなります。 ② データのバックアップを自動化する 突然のトラブルで一番困るのは、「データが消えた」ことです。 手動でコピーする方法もありますが、おすす

誰にでも起こる「朝からパソコンが動かない」 月曜の朝。「電源を入れても画面がつかない」「ネットに繋がらない」──そんなトラブルで一日が止まってしまうこと、ありませんか？ 中小企業では、IT担当がいない場合も多く、ちょっとした不具合でも「誰に聞けばいいのか分からない」と混乱してしまいがちです。 ですが、実際には 自分で確認できるポイント もたくさんあります。 慌てず順番に確認すれば、すぐに解決するケースも多いのです。 ① 電源とケーブルを確認する 最も多いのが、「単純な接続トラブル」です。次の点を落ち着いて確認してみてください。 電源ケーブルや延長コードが抜けていないか モニターの電源ランプは点いているか キーボードやマウスが正しく接続されているか ノートPCの場合、バッテリー残量はあるか 意外と、「掃除のときにコードが抜けていた」「延長タップのスイッチが切れていた」など、シンプルな原因が多く見つかります。 ② ネットワーク・Wi-Fiの状態を確認する 次に多いのが、インターネット関連のトラブルです。 Wi-Fiマークに「！」や「×」が出ていないか

「同じアカウントでいいじゃない？」から始まるリスク パソコンを使う社員が数人。 「全員で同じユーザーを使えば、設定もラクで早い」──そう思っていませんか？ あるいは、GoogleやDropboxの共有用アカウントを１つ作り、「みんなこのパスワードでログインしてね」と運用している企業も多いはずです。 一見、手間もコストもかからず便利。 しかし、この“共用アカウント”こそが、 中小企業で最も多いセキュリティリスク のひとつです。 共用アカウントで起きがちな３つのトラブル ① 誰が何をしたのか分からない ファイルが削除されても、「誰が消したのか」が分かりません。 誤操作なのか、意図的なのか、確認できないまま時間だけが過ぎます。 トラブル対応では「証拠」が何より大切ですが、 共用アカウントでは 操作ログが“全員の行動”として記録される ため、追跡できません。 ② 退職・異動後の“抜け漏れ” 社員が退職したあとも、そのアカウントが生きているケース。 クラウドにアクセスできるパスワードを知っていれば、退職後でもデータの閲覧・ダウンロードが可能です。...

AIをどう扱うかで、会社の未来が変わる AIを「すごい技術」として眺めているうちに、実際に 使いこなして成果を上げる企業 が増えています。 メール作成、報告書、営業資料──ChatGPTを活用すれば、社員の時間を確実に増やせます。つまり、AIは“話題の技術”ではなく、 生産性を高める実践ツール です。 一方で、「まだ様子を見よう」「ウチには関係ない」と動かない会社もあります。 しかし、その差は３年後に確実に現れます。 ３年後、どんな差が生まれるか ① 業務スピードの差 AIを導入している企業は、日々の文章・企画・資料作成が高速化。 社員が「考える時間」に集中できるため、判断も早くなります。 一方、導入していない企業では、単純作業に時間を奪われ、「忙しいのに前に進めない」状態が続きがちです。 ② 採用・人材の差 若い世代ほどAI活用に抵抗がなく、「AIを使える環境があるか」は職場選びの基準になっています。 AIを導入している企業は、 人材に選ばれる会社 へ。 逆に、“ITに弱い会社”という印象を持たれると、採用で不利になります。 ③ 顧客対応・競争

AIを使うのは「一部の人」だけになっていませんか？ ChatGPTを導入した企業の中には、「使う人」と「使わない人」がはっきり分かれるケースがあります。理由はシンプルです。 どう使えばいいか分からない 入力が難しそうに見える 忙しくて試す余裕がない AIは誰でも使えるツールですが、 仕組みがなければ習慣になりません。 この記事では、中小企業でも無理なくChatGPTを社内に定着させる３つの方法を紹介します。 ① 「使っていい場面」を決める まず必要なのは、 AIを使う場面を明確にすること です。 たとえば、次のように“許可された用途”を決めておくと安心です。 社内文書・メール文の作成補助 会議メモや議事録の要約 社内報やブログ記事の下書き アイデア出しやタイトル案の作成 一方で、 顧客名や契約金額などの入力は禁止 というルールを添えておくと安全です。 ポイントは、「使うな」ではなく「ここで使っていい」を示すこと。 社員が迷わず使えるようになると、自然に活用が広がります。 ② “社内プロンプト集”をつくる 次のステップは、 社員が使いやすい環境を整

AIを使う会社は、もう特別ではない ChatGPTをはじめとするAIツールは、すでに多くの企業で活用されています。 文章作成、企画のアイデア出し、議事録のまとめなど── 少人数の会社でも、 うまく使えば「もう一人の社員」が増えたような効果 があります。 それでも、「情報漏洩が怖い」「よく分からない」と感じている方は多いかもしれません。 でも安心してください。AIは正しく使えば、 怖い存在ではなく“頼れる相棒” になります。 この記事では、中小企業でも無理なく始められる、安全で実践的な使い方を紹介します。 ChatGPTでできること ChatGPTは「質問に答えるだけのツール」ではありません。 ちょっとした相談相手、文章の整理役、アイデアを出すパートナーとして活躍します。 たとえば── メールやお知らせ文の下書きをつくる 会議メモや議事録を整理する 社内マニュアルや手順書のたたき台をつくる SNSやブログの投稿文を考える お客様向けの案内文を丁寧な言葉に言い換える どれも「ゼロから考える」よりも早く、「自分で直す」だけで完成します。 つまり、...

「まさか自分が」と思った瞬間に、仕事は止まる 金曜の夕方、A社の経理担当が月末処理をしている最中、突然パソコンがフリーズした。 再起動しても、黒い画面にエラーメッセージが表示されるだけ。 外部の修理業者に依頼したが、戻ってきた言葉はこうだった。 「ハードディスクが故障しています。データの復旧は難しいです。」 数年分の請求書・顧客情報・帳票データが消え、再発行作業で1週間業務が止まった。 「クラウドに入れておけば…」「外付けにコピーしておけば…」と後悔しても、もう遅い。 バックアップは“もしも”ではなく、“いつものこと”として備える時代です。 よくある「データ消失」３つの原因 ハードディスクの故障（物理的トラブル） PCのHDDやSSDは、平均寿命が3〜5年。突然の故障は珍しくありません。 人為的ミス（削除・上書き・共有設定ミス） 「うっかり消した」「共有フォルダに上書きした」──これが最も多い原因。 サイバー攻撃・ウイルス感染 ランサムウェアによる暗号化や、不正アクセスでのデータ改ざんなど。 どれも「予兆なし」に起きるのが厄介です。 だからこそ、

「セキュリティ対策が大事なのはわかっているけど、うちは専門のIT担当がいないから難しい…」 そんな声を、現場でよく耳にします。でも実は、セキュリティ運用は 専門知識がなくても“仕組み”で守ることができる んです。 この記事では、少人数の会社でも今日から始められる「セキュリティ運用の仕組みづくり」のステップを紹介します。 ステップ1：まず“守るべき情報”を整理する 最初にやるべきことは、 何を守るのかを明確にすること です。 会社の中には、次のようにさまざまな情報があります。 顧客データ（氏名・住所・連絡先など） 契約書や請求書などの重要書類 社内マニュアルや社外秘の資料 社員や取引先とのメール履歴 これらの情報がどこに保存されていて、誰がアクセスできるのかを把握することが第一歩です。 Google Workspaceを使っている会社なら、「Googleドライブ」の共有設定をチェックしてみましょう。 不要な共有リンクが外部に公開されていないか 退職者のアカウントにデータが残っていないか 機密情報が“全員に共有”になっていないか この確認だけでも、情