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Google Workspaceを導入して、業務のデジタル化が一歩進んだ──それは大きな前進ですが、「導入しただけ」で満足してしまうと、思わぬトラブルが起こることがあります。 実は、運用の仕方次第で「使いづらい」「セキュリティが不安」「データが整理されない」といった課題が出てしまうのです。 この記事では、 Google Workspace運用でよくある3つのミス と、その 防ぎ方 をわかりやすく紹介します。 ① 管理者権限が属人化している 導入当初、「詳しい人がひとりで全部設定した」というケースはよくあります。ところがその担当者が異動・退職すると、設定変更ができなくなったり、トラブル時に誰も対応できなかったりすることがあります。 対策：管理者を複数人に分散させる メイン管理者とサブ管理者を設定する 管理用アカウントを共有せず、個人アカウントに権限を付与する 権限を細かく分けて「誰が何を操作できるか」を明確にする 💡 ポイント 「Google管理コンソール」で、権限の範囲を細かく設定できます。1人の担当者に依存しない運用体制をつくりましょう。 ②

「そろそろGoogle Workspaceを導入した方がいいかも」と思っても、実際に動き出す前に何を準備すればいいのか分からない──そんな企業は多いのではないでしょうか。 会社アカウントの導入は、単なるメールアドレスの切り替えではなく、 社内の情報管理と働き方を大きく変えるプロジェクト です。 この記事では、導入をスムーズに進めるために押さえておきたい５つの準備ポイントをわかりやすく解説します。 １．導入の目的を明確にする 最初に確認すべきは「なぜ導入するのか」です。セキュリティ強化、情報共有の効率化、テレワーク対応など、目的を明確にすることで、導入後の運用方針がブレにくくなります。 ポイント 💡 目的を一言で説明できるようにしておく：例「社外からでも安全に業務データへアクセスできるようにする」 ２．現状のアカウント利用状況を整理する 次に、社員がどのアカウントを使って業務しているかを把握します。「個人のGmailを使っている」「複数の共有メールが混在している」など、現状を正確に洗い出すことで、移行の設計がスムーズになります。 チェック項目 �

会社アカウント（Google WorkspaceやMicrosoft 365など）を導入して、ひと安心——しかし、実は「導入後の運用ルールづくり」こそが、成否を分ける重要なポイントです。 せっかく導入しても、アカウント管理が曖昧だったり、セキュリティ設定が統一されていなかったりすると、結局「誰がどこまで使えるのか分からない」「データがバラバラ」といった問題が起きてしまいます。 今回は、会社アカウント導入の効果を最大限に引き出すための３つのポイントを紹介します。 ポイント①：アカウント管理のルールを明確にする まず大切なのは、「誰がアカウントを発行し、誰が削除できるのか」を明確にしておくことです。退職・異動・再雇用など、従業員の出入りはどの企業でも起こります。ここでルールが曖昧だと、退職後もアクセス権が残ってしまうなど、重大なリスクにつながります。 担当者しか手順を知らない状態は避け、文書として残しておくことが重要です。 ワンポイント💡 Google WorkspaceやMicrosoft 365では、「管理者権限」を複数人に分けることができます