クラウドを導入すると、ファイル共有や情報管理が一気に便利になります。 しかし、導入までは順調でも── 「最初だけ使って、だんだん使われなくなった」 「フォルダがバラバラで、何が最新かわからない」 そんな声を聞くことも少なくありません。 クラウドの価値は“使い続けてこそ”生まれます。 今回は、クラウドを 長く・無理なく・安全に活用するための３つのポイント を紹介します。 ① 運用ルールを“ゆるく見える化”する まずは、 全員が同じ使い方をできるようにすること が大切です。 ただし、難しいマニュアルは不要。大事なのは“見えるルール”です。 たとえば： ファイル名には日付を入れる（例：見積書_2025-10-20.xlsx） 社外共有は「共有専用フォルダ」で行う（取引先別に分けて管理） 不要になったファイルは「削除予定」フォルダへ移す このように、 シンプルで即実行できるルール にするのがポイント。 そして、ルールは文書にしてクラウド上で共有しておきましょう。 ルールは“守らせるもの”ではなく、“守れるように整えるもの”です。 ② 社内の“使い方リーダ

パソコンにインストールして使うOfficeソフトが当たり前だった時代から、いまや「どこでも使えるクラウドオフィス」へと大きく変化しています。 その代表格が、 Google Workspace と Microsoft 365 。 どちらもメール・文書作成・表計算・会議ツールをまとめて提供する“オールインワン”のクラウドサービスです。しかし、導入を検討する経営者からはよくこう聞かれます。 「うちはどっちを選べばいいの？」 今回は、その疑問にわかりやすくお答えします。 ① 共通点：どちらも「どこでも使えるオフィス」 Google WorkspaceもMicrosoft 365も、インターネットに接続さえしていれば、自宅でも外出先でも、いつもの資料をそのまま開けます。 比較項目 内容 利用環境 ブラウザ・スマホアプリからアクセス可能 主な機能 メール、文書、表計算、スケジュール、オンライン会議 メリット 自動保存・共同編集・バックアップ不要 料金体系 月額制（ユーザー単位） つまり、どちらを選んでも「仕事の場所に縛られない環境」が実現できます。 ② 違い