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もうUSBはいらない──中小企業が選ぶべきクラウドストレージ３選
- ITワークラボ
- 1 日前
- 読了時間: 3分
社内でのデータ共有や、取引先とのファイルのやり取り。
「USBで持っていく」「メールに添付する」──
そんな方法が、まだ多くの中小企業で日常的に使われています。
しかし今は、クラウドストレージを使えば、ファイルを「どこからでも」「安全に」「簡単に」共有できます。
この記事では、中小企業でも導入しやすい代表的なクラウドストレージ３つを紹介します。
① Google ドライブ
特徴：シンプルで誰でも使いやすいオールラウンダー
Googleアカウントさえあればすぐに利用できるクラウドストレージ。
ブラウザやスマホアプリから簡単にアクセスでき、Word・Excelの代わりに「Googleドキュメント」「スプレッドシート」で共同編集も可能です。
✅ 無料プランあり（15GB）
✅ 社外との共有もURLリンクで簡単
✅ Gmailやカレンダーとの連携が強力
こんな企業におすすめ：・すでにGmailを使っている・外出先でもファイルを確認したい・コストを抑えて導入したい
② Microsoft OneDrive
特徴：Officeユーザーに最適なビジネス向けクラウド
Word、Excel、PowerPointとの連携に優れたMicrosoft純正のクラウドストレージ。Windows PCに標準搭載されており、ファイルを保存するだけで自動的にクラウドへ同期されます。
✅ Microsoft 365契約で1TB（1,000GB）利用可能
✅ ファイルの履歴管理が強力
✅ 権限設定が細かく、社内管理に向いている
こんな企業におすすめ：・Office製品を日常的に使っている・ファイルの履歴を安全に残したい・Windows環境が中心の会社
③ Dropbox
特徴：シンプルで直感的、スモールチームでも始めやすい
クラウドストレージの先駆け的存在。
ドラッグ＆ドロップでの共有が分かりやすく、他のツール（Slack、Zoom、Adobeなど）との連携も豊富です。
✅ フォルダをローカルと自動同期
✅ リンク共有で大容量ファイルも安全に送信
✅ ファイル復元機能あり
こんな企業におすすめ：・デザイナーやクリエイティブ業務が多い・大容量ファイルを頻繁にやり取りする・複数のクラウドサービスを併用している
導入前に知っておきたいポイント
クラウドストレージは便利ですが、導入時に次の３点を決めておくと、運用がスムーズになります。
1️⃣ フォルダ構成と命名ルールを統一
例：「01_総務」「02_営業」「03_顧客」など数字で並び順を固定。
2️⃣ アクセス権限を設定
「閲覧のみ」「編集可」を使い分け、誤操作や情報漏えいを防止。
3️⃣ 退職者・外部パートナーの管理
共有リンクやアカウントを定期的に見直す。
ツールの選定よりも「社内ルールの整備」がクラウド活用の第一歩です。
まとめ：ファイル共有の“持ち歩き”から卒業しよう
USBやメール添付は手軽に見えて、実は「紛失」「上書き」「誤送信」などのリスクを常に抱えています。
クラウドストレージを使えば、“どこでも同じデータを安全に共有できる”環境が簡単に整います。
紙からデジタルへ、そしてローカルからクラウドへ。
その変化が、会社の新しい働き方をつくります。
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