会社アカウント導入のメリットを最大化する３つのポイント

会社アカウント（Google WorkspaceやMicrosoft 365など）を導入して、ひと安心——しかし、実は「導入後の運用ルールづくり」こそが、成否を分ける重要なポイントです。

せっかく導入しても、アカウント管理が曖昧だったり、セキュリティ設定が統一されていなかったりすると、結局「誰がどこまで使えるのか分からない」「データがバラバラ」といった問題が起きてしまいます。

今回は、会社アカウント導入の効果を最大限に引き出すための３つのポイントを紹介します。

ポイント①：アカウント管理のルールを明確にする

まず大切なのは、「誰がアカウントを発行し、誰が削除できるのか」を明確にしておくことです。退職・異動・再雇用など、従業員の出入りはどの企業でも起こります。ここでルールが曖昧だと、退職後もアクセス権が残ってしまうなど、重大なリスクにつながります。

担当者しか手順を知らない状態は避け、文書として残しておくことが重要です。

ワンポイント💡
Google WorkspaceやMicrosoft 365では、「管理者権限」を複数人に分けることができます。メイン管理者だけでなく、サブ管理者を設定しておくと、緊急時にも対応しやすくなります。

次に大切なのは、セキュリティポリシーの統一です。パスワードの長さ、二段階認証の必須化、ログイン制限などは、会社全体で統一しておきましょう。

一部の社員だけが弱い設定をしていると、そこが攻撃の入り口になります。管理コンソールから一括で設定できるため、最初にルールを固めておくことが重要です。

ワンポイント💡
Google Workspaceでは「セキュリティダッシュボード」や「デバイス管理」を活用することで、パソコンやスマートフォンの紛失時にも、遠隔でデータを守ることができます。

最後のポイントは、「ファイル共有と保存のルールづくり」です。個人ドライブに保存してしまうと、退職時にデータが引き継げないなどの問題が起こります。

基本は「共有ドライブ」を中心に運用し、どのフォルダに何を保存するかをチームで話し合っておくことが大切です。

会社アカウントの導入はゴールではなく、スタートラインです。アカウント管理、セキュリティ設定、共有ルールの３つを整えることで、社員が安心してクラウドを活用できる職場環境が生まれます。

「うちも導入したけど、うまく使えていないかも…」という方は、運用設計の見直しからお気軽にご相談ください。