Googleドライブ共有でやりがちなミスと正しい設定方法

Googleドライブは、社内外のファイル共有を簡単にできる便利なツールです。しかし、その「手軽さ」が思わぬ情報漏えいの原因になることもあります。

この記事では、実際によくある共有設定のミスと、安全に使うためのポイントをわかりやすく解説します。

ミス①：リンク共有が「全員に公開」になっている

Googleドライブの共有リンクには、「リンクを知っている全員が閲覧可能」という設定があります。一見便利ですが、この設定のままだと、URLを知っていれば誰でもファイルを見られてしまう状態です。

たとえば社内の誰かがうっかりURLを転送してしまうと、取引先以外の人にもデータが届いてしまう可能性があります。

✅ 対策：リンク共有は「制限付き（指定ユーザーのみ）」を基本にする。

ファイルを共有する際は、相手のメールアドレスを指定してアクセス権を与えるのが安全です。

社内でGoogleドライブを利用していても、個人のGmailアカウントを使っているケースがまだ多く見られます。

この場合、退職やアカウント削除があると、会社がそのデータにアクセスできなくなることがあります。

✅ 対策：Google Workspaceアカウントを使い、「共有ドライブ」に保存。

共有ドライブなら、所有者が「会社」になるため、退職後も管理者がアクセス権をコントロールできます。

「閲覧者」「コメント可」「編集者」などの権限を使い分けず、全員に「編集権限」を与えてしまうケースもよくあります。その結果、意図しない上書きや削除が発生することも。

✅ 対策：役職・業務範囲に応じてアクセス権限を整理。

重要な資料は「閲覧のみ」に設定し、編集が必要な人だけに権限を与えましょう。

最後に、Googleドライブを安全に使うための運用ルールの基本形を紹介します。

これだけでも、情報漏えいのリスクを大きく減らせます。

Googleドライブは、便利さとリスクが紙一重。仕組みとして「安全な共有ルール」を決めておくだけで、IT担当がいなくても安定した運用が可能になります。

一度ルールを整えれば、あとは“続けるだけ”です。ぜひ今日から、自社の共有設定を見直してみましょう。

「Googleドライブの共有設定を見直したい」

「Google Workspaceの管理ルールを整えたい」

そんな方は、ITワークラボまでお気軽にご相談ください。