Google Workspace運用でやりがちな3つのミスと対策

Google Workspaceを導入して、業務のデジタル化が一歩進んだ──それは大きな前進ですが、「導入しただけ」で満足してしまうと、思わぬトラブルが起こることがあります。

実は、運用の仕方次第で「使いづらい」「セキュリティが不安」「データが整理されない」といった課題が出てしまうのです。

この記事では、Google Workspace運用でよくある3つのミスと、その防ぎ方をわかりやすく紹介します。

① 管理者権限が属人化している

導入当初、「詳しい人がひとりで全部設定した」というケースはよくあります。ところがその担当者が異動・退職すると、設定変更ができなくなったり、トラブル時に誰も対応できなかったりすることがあります。

対策：管理者を複数人に分散させる

💡 ポイント

「Google管理コンソール」で、権限の範囲を細かく設定できます。1人の担当者に依存しない運用体制をつくりましょう。

Googleドライブはとても便利ですが、共有ルールが統一されていないと、「誰でも見られる状態になっていた」「誤って社外に共有してしまった」というミスが起こりやすくなります。

対策：共有ポリシーを全社で統一する

💡 ポイント

Google Workspaceの「ドライブ監査ログ」を使えば、誰がどのファイルを共有したかを確認できます。

導入直後は「とりあえず使える状態」で始めがちですが、パスワードルールや二段階認証などを設定しないまま運用を続けると、情報漏えいのリスクが高まります。

対策：最低限のセキュリティポリシーを設定する

💡 ポイント

「セキュリティセンター」ではリスクの高い設定を自動で検出できます。定期的にチェックして、設定を見直すことが大切です。

Google Workspaceは、導入するだけで効果が出るツールではありません。正しく運用してこそ、本来の力を発揮します。

最初にルールを整えておけば、

をつくることができます。

もし今、「管理者が1人しかいない」「共有設定がバラバラ」「セキュリティを見直していない」という項目がひとつでも当てはまるなら、早めに整備を始めるタイミングです。

ITワークラボでは、中小企業向けにGoogle Workspaceの運用改善サポートを行っています。設定の見直しやルールづくりなど、お気軽にご相談ください。