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メール添付はもう危険？──中小企業が避けるべき“古い仕事術”と安全なファイル共有の方法
- ITワークラボ
- 2025年11月25日
- 読了時間: 4分
業務のやり取りで、当たり前のように「メール添付」を使っている企業は多いと思います。
見積書、請求書、写真、資料…何でも添付して送るのが、昔からの習慣になっている会社も少なくありません。
しかし今、メール添付は 会社のデータを危険に晒す“古い仕事術” と言われ始めています。
誤送信、マルウェア、ファイルの混乱など、実務の中で発生するトラブルは数え切れません。
今回は、中小企業でも今日からできる、「メール添付をやめて安全にファイルを共有する方法」をお伝えします。
① まだ“メール添付文化”を続けていませんか？
中小企業では、今も添付ファイルが日常的に使われています。
ちょっとした修正資料を送る
写真をまとめて送る
見積書や契約書をやり取りする
便利そうに見えますが、実は添付ファイルはセキュリティの事故が最も起きやすいポイント です。
クラウド共有が一般的になっている今、添付に頼るのは「リスクの高い働き方」になっています。
② なぜメール添付は危険なのか？
添付ファイルが危険と言われるのには理由があります。
実際に多いトラブルを整理すると、次のようになります。
1. 誤送信は“取り消せない”
メールは一度送ると止められません。
間違った相手に送れば、情報漏えいがその瞬間に発生します。
2. マルウェア混入のリスクが高い
攻撃者は、添付ファイルを装ってウイルスを送りつけます。
ZIPファイル・PDF・Officeファイルなど、形式に関係なく攻撃が仕込まれます。
3. ファイルの「最新版」が分からなくなる
社長Aの添付 → 担当者Bの添付返し → Cが修正して再添付…どれが最新かわからず、内容が混乱するケースは頻繁です。
4. パスワード付きZIPは“安全ではない”
よくある「ZIPで添付 → パスワードをメールで送る」は、攻撃者にとっては“同じ場所に鍵と鍵穴を置く”ようなもの。すでに多くの専門家が推奨していません。
5. 情報漏えいの責任が曖昧になりやすい
誰がどのファイルを誰に送ったのか。
ログが残りにくく、トラブル発生時の追跡も困難です。
添付ファイルは、便利そうに見えてミスが起きやすく、守りにくく、復旧もしにくい。
これが大きな問題です。
③ なぜクラウド共有（リンク共有）が安全なのか？
Google Drive、OneDrive、SharePoint などのクラウドには、ファイル共有の便利な機能が標準搭載されています。
添付ではなく「共有リンク」を送ると…
1. 誤送信による事故を防ぎやすい
間違って送っても、アクセス権を後から停止できます。
2. 最新版を“常に1つ”に保てる
メールのやり取りで増殖しないため、管理がとても簡単になります。
3. 有効期限・パスワード・閲覧制限が簡単に設定できる
添付ではできない高度な管理を、クリック数回で実現できます。
4. 無料や低コストで使える
Google Workspace、Microsoft 365 なら追加料金なしで利用できます。
メール添付をやめるだけで、実は 情報漏えい・マルウェア・誤送信の9割が回避できる と言っても過言ではありません。
④ 今日からできる「添付やめる」ためのステップ
難しい移行は必要ありません。中小企業でも現実的にできる方法だけ紹介します。
1️⃣ 社内ルールを“共有リンク優先”にする
まずはこれだけでOKです。例外として「添付が必要な場合」を決めておくとスムーズです。
2️⃣ クラウドの“共有フォルダ”を作る
取引先別
案件別
チーム別
ルールに沿って使うだけで運用が安定します。
3️⃣ 社外共有は“共有リンク”に一本化する
OneDrive・Google Drive ならURLコピー → メールに貼り付けるだけです。
4️⃣ 添付が必要な場合の例外ルールを決める
ファイルサイズ
先方の環境
契約上の縛り
などを明文化します。
⑤ 中小企業こそ“添付文化”をやめるべき理由
誤送信1回で信用を失う
添付トラブルは規模に関係なく起きる
クラウド移行は無料で始められる
共有リンク化で、業務効率も大幅に向上
特に「IT担当者がいない会社」ほど、添付をやめることによるメリットが大きいです。
⑥ まとめ：添付をやめるだけで、リスクの90％は防げる
メール添付は、便利なようで非常にリスクの高い手法です。
今日からできる“共有リンク文化” へ移行することで、誤送信・ウイルス・データ混乱を大きく減らせます。
これは中小企業にとって、最も簡単で、最も効果の高いセキュリティ対策です。
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