ITトラブルのほとんどは、「起きたこと」ではなく“気づくのが遅れること”で被害が大きくなります。 ・メールが届いていなかった ・クラウドの同期が止まっていた ・バックアップが数週間失敗していた ・取引先からの問い合わせに気づかなかった IT担当がいないと、 “そもそも気づけない”構造 になりがちです。 そこで必要なのが、難しい監視ツールではなく、 「知らせる仕組み」＝通知・監視・アラート です。 もちろん、大がかりなものは不要。 “まず気づける”環境をつくるだけで十分です。 ① なぜ「知らせる仕組み」が必要なのか 障害は、起きてしまうこと自体よりも、 「気づかない時間が長い」ことがリスクになります。 ・気づかないまま顧客対応が遅れる ・データの同期不良が数日放置される ・バックアップが取れていないことに誰も気づかない わずかな遅れが、クレームや売上の機会損失につながります。 “早く気づける会社は、トラブルに強い会社”これがIT環境の現実です。 ② 中小企業でもできる「知らせる仕組み」３つ 1️⃣ クラウド障害のお知らせを“自動で受け取る” Goo

クラウドを導入すると、ファイル共有や情報管理が一気に便利になります。 しかし、導入までは順調でも── 「最初だけ使って、だんだん使われなくなった」 「フォルダがバラバラで、何が最新かわからない」 そんな声を聞くことも少なくありません。 クラウドの価値は“使い続けてこそ”生まれます。 今回は、クラウドを 長く・無理なく・安全に活用するための３つのポイント を紹介します。 ① 運用ルールを“ゆるく見える化”する まずは、 全員が同じ使い方をできるようにすること が大切です。 ただし、難しいマニュアルは不要。大事なのは“見えるルール”です。 たとえば： ファイル名には日付を入れる（例：見積書_2025-10-20.xlsx） 社外共有は「共有専用フォルダ」で行う（取引先別に分けて管理） 不要になったファイルは「削除予定」フォルダへ移す このように、 シンプルで即実行できるルール にするのがポイント。 そして、ルールは文書にしてクラウド上で共有しておきましょう。 ルールは“守らせるもの”ではなく、“守れるように整えるもの”です。 ② 社内の“使い方リーダ

パソコンにインストールして使うOfficeソフトが当たり前だった時代から、いまや「どこでも使えるクラウドオフィス」へと大きく変化しています。 その代表格が、 Google Workspace と Microsoft 365 。 どちらもメール・文書作成・表計算・会議ツールをまとめて提供する“オールインワン”のクラウドサービスです。しかし、導入を検討する経営者からはよくこう聞かれます。 「うちはどっちを選べばいいの？」 今回は、その疑問にわかりやすくお答えします。 ① 共通点：どちらも「どこでも使えるオフィス」 Google WorkspaceもMicrosoft 365も、インターネットに接続さえしていれば、自宅でも外出先でも、いつもの資料をそのまま開けます。 比較項目 内容 利用環境 ブラウザ・スマホアプリからアクセス可能 主な機能 メール、文書、表計算、スケジュール、オンライン会議 メリット 自動保存・共同編集・バックアップ不要 料金体系 月額制（ユーザー単位） つまり、どちらを選んでも「仕事の場所に縛られない環境」が実現できます。 ② 違い

クラウドの導入を考えていても、「どこから手をつければいいのか分からない」という声をよく聞きます。 確かに、便利そうだけれど、いきなり始めると混乱するケースもあります。 成功のポイントは、 “順番を決めて少しずつ進める” こと。 今回は、中小企業がクラウド導入を進めるための３つのステップと、おおまかな費用感を紹介します。 ① 現状を整理する まず最初にやるべきことは、「今の業務を見える化すること」です。 紙やExcel、USBなど、どんな方法でデータを扱っているかを棚卸ししましょう。 どんなファイルをどこで共有しているか 誰がアクセスしているか 外部とのやり取りはどうしているか この整理を行うだけでも、「どこからクラウド化すべきか」が自然に見えてきます。 すべてを変える必要はありません。最も時間のかかっている業務から始めましょう。 ② ツールを選ぶ 次に、自社に合ったクラウドサービスを選びます。 有名なものでは、Google Workspace、Microsoft 365、Dropboxなどがあります。 選ぶときのポイントは３つ。 1️⃣ コスト

クラウドを導入すれば、データ共有や在宅勤務など、仕事のやり方が大きく変わります。 しかしその一方で、「便利そうだけど、少し不安…」という声も多く聞かれます。 「データを外に置いて本当に大丈夫なのか？」 「社員が増えたら管理しきれないのでは？」 実際、クラウド導入後にトラブルを経験する中小企業も少なくありません。 でも安心してください。リスクの多くは、 最初の準備と運用ルール次第で防げるもの です。 ① アカウントと権限の管理をあいまいにしない もっとも多いトラブルが、「誰が何にアクセスできるか」が曖昧な状態です。 退職した社員のアカウントが残っていたり、全員が同じ共有IDでログインしていたり── これでは、情報漏えいが起きても原因を特定できません。 クラウドを導入する際は、 社員ごとに個別アカウントを発行 アクセス権限（閲覧・編集・管理）を整理 退職・異動時の削除フローを決める この３点を最初に整えておくことが重要です。 “誰がどこまで見られるか”を明確にする だけで、リスクは大幅に減ります。 ② 無料プランや個人アカウントの利用は避ける 業務に

先日、Amazon Web Services（AWS）で大規模な障害が発生し、多くの企業でネットワークやシステムの一部が停止しました。 参考：🔗 AWSで一時障害、世界でネットサービスに影響　任天堂も さらに、Microsoft 365でも一部のサービスで不具合が報告されました。 参考：🔗 Microsoftのクラウド基盤「Azure」と業務ソフト「365」で障害 大手クラウドでも止まることがある──このニュースに「クラウドってやっぱり不安」と感じた方も多いかもしれません。 でも、実はそれでも クラウド導入を進めるべき理由 があります。 ① 「止まっても復旧が早い」 クラウドは、一時的に障害が起きても、ほとんどの場合は 数時間〜1日以内に自動復旧 します。サーバーやネットワークがすべて自社内にある環境では、復旧まで数日〜数週間かかることもあります。 つまり、クラウドは「壊れない仕組み」ではなく、“すぐに直せる仕組み”なのです。 ② 「どこでも仕事が再開できる」 クラウドを使えば、オフィスが止まっても自宅や出先で業務を継続できます。...

「クラウド」という言葉を聞く機会が増えましたが、実際のところ、どんなメリットがあるのかピンと来ない方も多いのではないでしょうか。 難しい仕組みを理解する必要はありません。 クラウドとは、 自分のパソコンの外にある“便利で安全な作業場所” のこと。 データやソフトをインターネット上で使えるようにする仕組みです。 今回は、中小企業がクラウド化で得られる４つの主なメリットを紹介します。 ① どこでも仕事ができる クラウドの最大の利点は、 場所を選ばずに業務ができること です。 自宅や出張先からでも、同じ資料・メール・スケジュールにアクセスできます。 USBを持ち歩く必要もなく、「資料が社内にあるから確認できない」といった問題がなくなります。リモートワークや営業活動にも強く、働き方の自由度が広がります。 ② データが自動で守られる クラウドサービスには、 自動バックアップや履歴保存機能 が標準で備わっています。 パソコンが壊れても、別の端末からログインすればすぐに復旧可能です。 「ファイルを誤って消してしまった」という場合でも、数クリックで過去の状態に戻